pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

arsip adalah singkatan dari:

A = Amankan

R = Rawat

S = Semua

I = Informasi

P = Penting

Tujuan Kearsipan adalah:

•   Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

•   Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di butuhkan dengan cepat dan tepat.

• Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang di butuhkan.

•   Untuk menghemat tempat penyimpanan.

•   Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

•   Untuk menjaga kelestarian arsip.

Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED.

A = Administrasi Value ( Nilai Administrasi )

L = Legal Value ( Nilai Hukum )

F = Fiskal Value ( Nilai Keuangan )

R = Research Value ( Nilai Penelitian )

E = Education Value ( Nilai Pendidikan )

D = Documentation Value ( Nilai Dokumentasi )

Ada 3 Istilah Penting Yang Berkaitan Dengan Penyimpanan Arsip, yaitu :

1. Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar ( Horizontal ), di mana arsip dan dokumen di simpan secara bertumpuk pada laci atau rak yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus ( Vertikal ), dimana arsip di susun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri ( Lateral ) dimana arsip di susun berderet menyamping.

Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip

Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:
· harus cakap dan cerdas
· harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran
· harus teliti dan ulet
· harus sabar
· harus memilki kepribadian dan sopan
· harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah

Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:

1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain

Macam-macam sistem kearsipan:

1. Sistem abjad

              adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara abjad maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan

      2. Sitem geografis

              yaitu sistem kegiatan dimana warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilih menurut daerah,setelah itu diadakan sub-sub kelompok menurut nama instansi

      3. Sistem Kronologis

             sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Sitem krono;ogis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan.

       4. Sistem Nomor

            Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

       5. Sistem Sybyek

          Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.

Jenis-Jenis Arsip

1. ditinjau dari kepentingannya

• arsip tidak penting adalah arsip yang kegunaannya habis setelah dibaca. contohnya seperti : surat undangan, memo

• arsip biasa adalah arsip yang menmpunyai nilai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. contohnya : surat-surat niaga.

• arsip penting adalah arsip yang mempunyai nilai kegunaan besar untuk suatu organisasi dalam jangka waktu yang cukup lama. contohnya : surat penjanjian kerjasama

• arsip sangat penting adalah arsip yang mempunyai nilai guna sangat penting bagi suatu organisasi oleh karena itu arsip ini harus disimpan secara terus menerus atau abadi oleh organisasi tersebut. contohnya : surat tanah, surat kepemilikan bangunan dll

• arsip rahasia adalah arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang yang berkepntingan dengan surat tersebut. contohnya : laporan keuangan, strategi pemasaran

2. ditinjau dari  fisiknya atau bentuk wujudnya

• arsip berbentuk lembaran adalah wujud arsip yang berupan tulisan/tertulis. contohnya : surat, memo, akta dll

• arsip visual adalah wujud arsip yang dilihat dapat berupa gambar, lukisan, ukiran, peta dll

3. ditinjau dari masalahnya atau isinya

• financial record adalah arsip yang berisi catatan yang berhubungan kegiatan/ masalah keuangan. contoh : kwitansi, cek, giro, faktur dll

• personal record adalah arsip yang berisi tentang data-data kepeawaian. contohnya : riwyata hidup, surat lamaran pekerjaa, absen pegawai dll

• inventory record adalah arsip yang berisi tentang data-data keadaan barang dagangan. contoh : surat yang memuat tentang jumlah barang, kondisi barang, lokasi/tempat barang trsbt.

• production record adalah arsip yang berisi catatan mengenai keadaan produksi. contohnya laporan produksi

• sales record adalah arsip yang berisi catatan-catatn informasi mengenai penjualan . contoh : surat pesanan, list harga dll

4. ditinjau dari pemiliknya

• berasal dari Lembaga pemerintahan

• berasal dari instansi pemerintah/swasta

5. ditinjau dari fungsinya

• arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan pada umumnya. arsip dinamis dibagi menjadi tiga yaitu : arsip aktif, semi inaktif dan inaktif.

• arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus oleh organisasi namun dipergunakan untuk kepentingan masayarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunkan sebagai refrensi saja